Hotel OS

Die Cloud-Hotelsoftware für 1–35 Zimmer, die Steuern, OTA-Vertrieb & Rezeption vereint.

Cloud-PMS & optionale Gastronomiekasse für inhabergeführte Boutique-Hotels, Gasthöfe und Pensionen im DACH-Raum: ab 7,50 € netto pro Zimmer/Monat (6,00 € im Jahresabo), 0 € Mindestgebühr, 0 € Einrichtung. Inklusive GoBD (§ 146 AO), KassenSichV Cloud-TSE, DATEV SKR03/SKR04, XRechnung 3.0 / ZUGFeRD 2.3, § 29 BMG Meldeschein und 2-Wege-Echtzeit-Channel-Manager.

Rechtssicher in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Vorkonfiguriert für DE (7 % Logis & Speisen / 19 % Getränke, KassenSichV-TSE, ELSTER, BEG IV), AT (10 % / 20 %, RKSV, Ortstaxe) und CH (3,8 % / 2,6 % / 8,1 % MWST, kantonale Kurtaxen).

Aktuelle Praxis-Leitfäden für Hoteliers (1–35 Zimmer)

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DACH Steuerrecht & E-Rechnung

XRechnung ab 2027 für Hotels – was du wirklich brauchst

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Beherbergungsbetriebe strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 greift die gesetzliche Ausstellungspflicht nach § 14 Abs. 1 i. V. m. § 27 Abs. 38 UStG für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz (2026); ab dem 1. Januar 2028 gilt sie ausnahmslos für alle Unternehmen. Für die Hotelpraxis bedeutet das: Überschreitet ein B2B-Aufenthalt die Kleinbetragsgrenze von 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), verlangen Firmenkunden und Behörden zwingend ein CEN-Norm-konformes XML-Format (ZUGFeRD 2.3 oder XRechnung 3.0), da reine Bilddateien oder einfache PDFs den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG gefährden.

GoBD, TSE & Finanzbuchhaltung

TSE + GoBD-konforme Hotelrechnung mit DATEV-Export

Sobald an einer Hotelrezeption Barzahlungen, Kartenzahlungen vor Ort oder Gutscheine vereinnahmt werden, stuft die Finanzverwaltung das Rezeptionssystem als elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nach § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV ein. Das System muss ausnahmslos mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE nach BSI TR-03153) gesichert sein. Rechnungsänderungen nach Belegübergabe dürfen gemäß GoBD (BMF-Schreiben Rz. 108 ff.) niemals durch einfaches Überschreiben erfolgen, sondern erfordern ein formelles Storno mit SHA-256 Hash-Protokollierung. Für die Finanzbuchhaltung müssen alle Geschäftsvorfälle im DATEV EXTF-Format mit sauber getrennten Steuersätzen (7 % Logis nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG, dauerhafte 7 % Speisen nach § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, 19 % Nebenleistungen und steuerfreie Kurtaxe) an Kontenrahmen wie SKR03 (Konten 8300/8400) oder SKR04 (Konten 4300/4400) übergeben werden.

Rezeptions-Ökonomie & Digitalisierung

KI-Rezeptionist für 10-Zimmer-Häuser – Kostenvergleich

Für ein 10-Zimmer-Haus (Pension, Boutique-Hotel Garni oder Landgasthof) ist eine physische Nacht- oder Spätrezeptionskraft mit monatlichen Gesamtkosten von 950 € bis 3.600 € wirtschaftlich unrentabel. Ein externer Telefondienst ohne PMS-Livezugriff kostet 180 € bis 350 € monatlich, erzeugt jedoch Doppelarbeit und kann keine Zimmer verbindlich einbuchen. Externe Standalone-Sprach-KI-Systeme fordern 149 € bis 299 € monatliche Grundgebühr zuzüglich Minutentarifen und API-Kosten. Die wirtschaftlichste Lösung stellt ein direkt in das Cloud-PMS integrierter KI-Rezeptionist dar: Bei Hotel OS schlägt das Gesamtsystem für 10 Zimmer mit lediglich 134,00 € monatlich netto (bzw. 107,20 € im Jahresabo) zu Buche – inklusive Property-Management-System, 2-Wege-Kanalmanager, Yield-Pricing und 24/7-Anrufannahme.

Vertrieb & Ertragsmanagement

Channel-Manager + Yield ohne 400 € Mindestgebühr

API-zentrierte Enterprise-PMS werben häufig mit Stückpreisen von 6 € bis 9 € pro Zimmer, verlangen im Vertragswerk jedoch monatliche Sockel- oder Mindestgebühren von 350 € bis 400 € zuzüglich separater Channel-Manager-Kosten (oft 80 € bis 150 €) und Einrichtungsgebühren von 1.500 € bis 4.000 €. Für einen Betrieb mit 10 Zimmern entspricht dies untragbaren Fixkosten von 40,00 € bis 58,00 € pro Zimmer und Monat. Am anderen Ende des Marktes führen reine iCal-Bastellösungen mit 1- bis 2-stündigen Abgleichintervallen regelmäßig zu teuren Doppelbuchungen an frequenzstarken Wochenenden. Die betriebswirtschaftlich optimale Lösung für Häuser mit 1 bis 35 Zimmern ist ein nativer 2-Wege-ARI-Kanalmanager (Verfügbarkeiten, Raten und Restriktionen in unter 3 Sekunden synchronisiert) mit integrierter stufenbasierter Yield-Steuerung. Bei Hotel OS zahlen Betriebe exakt 7,50 € pro Zimmer Basis-PMS zuzüglich 59,00 € für das unbegrenzte Kanal- und KI-Komplett-Bundle – bei 10 Zimmern mithin 134,00 € monatlich netto (107,20 € im Jahresabo) ohne jede Mindestgebühr.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist das Kassenbuch zu 100 % GoBD- und KassenSichV-konform?

Ja. Hotel OS integriert eine zertifizierte Cloud-TSE (Technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO) für Bar- und Kartenzahlungen in Deutschland sowie RKSV-Signaturkonformität für Österreich. Jede Rechnung und jeder Kassenbucheintrag erhält einen unveränderbaren SHA-256-Prüfwert. Bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau exportieren Sie den DSFinV-K- und DATEV-EXTF-Prüfdatensatz mit einem Klick – inklusive fertigem Datensatz für die elektronische Kassenmeldung via ELSTER.

Wie funktioniert der digitale Meldeschein nach § 29 / 30 BMG inklusive BEG-IV-Entlastung?

Inländische Gäste sind seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vielerorts von der klassischen Papier-Meldescheinpflicht befreit, benötigen für Kurabgaben und Gästekarten aber weiterhin eine saubere Erfassung; ausländische Gäste müssen nach § 29/30 BMG weiterhin erfasst werden. Hotel OS erkennt den Status automatisch: Gäste füllen ihre Angaben vorab am Smartphone aus oder unterschreiben am Tablet. Alle Daten liegen verschlüsselt in Frankfurt am Main und werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (§ 30 Abs. 4 BMG) automatisiert bereinigt.

Wie senkt Hotel OS die Provisionslast gegenüber großen Online-Buchungsportalen (OTAs)?

Über zwei direkte Hebel: Erstens binden Sie eine provisionsfreie Direktbuchungs-Strecke (0 % Provision) inklusive Bestpreis-Anzeige auf Ihrer eigenen Hotelwebseite ein. Zweitens gleicht der integrierte 2-Wege-Echtzeit-Channel-Manager Verfügbarkeiten in unter drei Sekunden mit über 200 Buchungsportalen ab und setzt auf Wunsch automatische Preisaufschläge (z. B. +12 % bis +15 % auf Drittportalen), damit die Portalprovision nicht Ihre Marge schmälert.

Wie funktioniert der Wechsel von unserem bisherigen Belegungsplan oder Kalender?

Für Häuser mit 1 bis 35 Zimmern gibt es drei schnelle Wege ohne Betriebsunterbrechung: 1. Unser KI-Zimmerplan-Starter erzeugt Zimmerkategorien und Preise in Sekunden aus einem kurzen Textsatz. 2. Über den iCal-Kalender-Import übernehmen Sie bestehende Portal-Kalender (.ics) sofort gegen Doppelbuchungen. 3. Über den CSV-/Excel-Import laden Sie bestehende Reservierungs- und Gästelisten aus Altsystemen hoch.

Rechnet sich Hotel OS schon für kleine Pensionen, Gasthöfe und Boutique-Hotels ab 1 bis 35 Zimmern?

Genau dafür wurde das Preismodell gebaut. Statt 300 € bis 400 € monatlicher Mindestgebühr zahlen Sie im Basis-PMS lediglich 7,50 € netto pro Zimmer und Monat (bzw. 6,00 € im Jahresabo) bei 0 € Einrichtungsgebühr. Ein Haus mit 10 Zimmern startet somit ab 60,00 € bis 75,00 € monatlich inklusive GoBD-Rechnungswesen, Frühstücksliste, XRechnung 3.0 und Meldewesen.

Werden Hotelrechnungen automatisch nach 7 % (Logis & Speisen) und 19 % (Getränke & Nebenleistungen) getrennt?

Ja. Hotel OS trennt jede Übernachtungs- und Gastronomierechnung automatisch nach aktuellem Steuerrecht: 7 % USt. auf Beherbergung (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) und Restaurant-Speisen (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG) sowie 19 % USt. auf Getränke, Parkplätze, Sauna oder Business-Packages. Die Erlöse landen vorkontiert auf DATEV SKR03 (8300 / 8400) oder SKR04 (4300 / 4400) und lassen sich für Firmenkunden sofort als XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD 2.3 ausgeben.