Hotel OS

Die Cloud-Hotelsoftware für den DACH-Raum, die Steuern, OTA-Vertrieb & Rezeption vereint.

Cloud-PMS & optionale Gastronomiekasse für inhabergeführte Hotels, Boutique-Hotels, Gasthöfe und Pensionen im DACH-Raum – flexibel ab dem 1. Zimmer: ab 7,50 € netto pro Zimmer/Monat (6,00 € im Jahresabo), 0 € Mindestgebühr, 0 € Einrichtung. Inklusive GoBD (§ 146 AO), KassenSichV Cloud-TSE, DATEV SKR03/SKR04, XRechnung 3.0 / ZUGFeRD 2.3, § 29 BMG Meldeschein und 2-Wege-Echtzeit-Channel-Manager.

Rechtssicher in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Vorkonfiguriert für DE (7 % Logis & Speisen / 19 % Getränke, KassenSichV-TSE, ELSTER, BEG IV), AT (10 % / 20 %, RKSV, Ortstaxe) und CH (3,8 % / 2,6 % / 8,1 % MWST, kantonale Kurtaxen).

Aktuelle Praxis-Leitfäden für Hoteliers & Gastgeber

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DACH Steuerrecht & E-Rechnung

XRechnung ab 2027 für Hotels – was du wirklich brauchst

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Beherbergungsbetriebe strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 greift die gesetzliche Ausstellungspflicht nach § 14 Abs. 1 i. V. m. § 27 Abs. 38 UStG für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz (2026); ab dem 1. Januar 2028 gilt sie ausnahmslos für alle Unternehmen. Für die Hotelpraxis bedeutet das: Überschreitet ein B2B-Aufenthalt die Kleinbetragsgrenze von 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), verlangen Firmenkunden und Behörden zwingend ein CEN-Norm-konformes XML-Format (ZUGFeRD 2.3 oder XRechnung 3.0), da reine Bilddateien oder einfache PDFs den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG gefährden.

GoBD, TSE & Finanzbuchhaltung

TSE + GoBD-konforme Hotelrechnung mit DATEV-Export

Sobald an einer Hotelrezeption Barzahlungen, Kartenzahlungen vor Ort oder Gutscheine vereinnahmt werden, stuft die Finanzverwaltung das Rezeptionssystem als elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nach § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV ein. Das System muss ausnahmslos mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE nach BSI TR-03153) gesichert sein. Rechnungsänderungen nach Belegübergabe dürfen gemäß GoBD (BMF-Schreiben Rz. 108 ff.) niemals durch einfaches Überschreiben erfolgen, sondern erfordern ein formelles Storno mit SHA-256 Hash-Protokollierung. Für die Finanzbuchhaltung müssen alle Geschäftsvorfälle im DATEV EXTF-Format mit sauber getrennten Steuersätzen (7 % Logis nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG, dauerhafte 7 % Speisen nach § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, 19 % Nebenleistungen und steuerfreie Kurtaxe) an Kontenrahmen wie SKR03 (Konten 8300/8400) oder SKR04 (Konten 4300/4400) übergeben werden.

Rezeptions-Ökonomie & Digitalisierung

KI-Rezeptionist für 10-Zimmer-Häuser – Kostenvergleich

Für ein 10-Zimmer-Haus (Pension, Boutique-Hotel Garni oder Landgasthof) ist eine physische Nacht- oder Spätrezeptionskraft mit monatlichen Gesamtkosten von 950 € bis 3.600 € wirtschaftlich unrentabel. Ein externer Telefondienst ohne PMS-Livezugriff kostet 180 € bis 350 € monatlich, erzeugt jedoch Doppelarbeit und kann keine Zimmer verbindlich einbuchen. Externe Standalone-Sprach-KI-Systeme fordern 149 € bis 299 € monatliche Grundgebühr zuzüglich Minutentarifen und API-Kosten. Die wirtschaftlichste Lösung stellt ein direkt in das Cloud-PMS integrierter KI-Rezeptionist dar: Bei Hotel OS schlägt das Gesamtsystem für 10 Zimmer mit lediglich 134,00 € monatlich netto (bzw. 107,20 € im Jahresabo) zu Buche – inklusive Property-Management-System, 2-Wege-Kanalmanager, Yield-Pricing und 24/7-Anrufannahme.

Vertrieb & Ertragsmanagement

Channel-Manager + Yield ohne 400 € Mindestgebühr

API-zentrierte Enterprise-PMS werben häufig mit Stückpreisen von 6 € bis 9 € pro Zimmer, verlangen im Vertragswerk jedoch monatliche Sockel- oder Mindestgebühren von 350 € bis 400 € zuzüglich separater Channel-Manager-Kosten (oft 80 € bis 150 €) und Einrichtungsgebühren von 1.500 € bis 4.000 €. Für einen Betrieb mit 10 Zimmern entspricht dies untragbaren Fixkosten von 40,00 € bis 58,00 € pro Zimmer und Monat. Am anderen Ende des Marktes führen reine iCal-Bastellösungen mit 1- bis 2-stündigen Abgleichintervallen regelmäßig zu teuren Doppelbuchungen an frequenzstarken Wochenenden. Die betriebswirtschaftlich optimale Lösung für inhabergeführte Häuser ist ein nativer 2-Wege-ARI-Kanalmanager (Verfügbarkeiten, Raten und Restriktionen in unter 3 Sekunden synchronisiert) mit integrierter stufenbasierter Yield-Steuerung. Bei Hotel OS zahlen Betriebe exakt 7,50 € pro Zimmer Basis-PMS zuzüglich 59,00 € für das unbegrenzte Kanal- und KI-Komplett-Bundle – bei 10 Zimmern mithin 134,00 € monatlich netto (107,20 € im Jahresabo) ohne jede Mindestgebühr.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist das Kassenbuch zu 100 % GoBD- und KassenSichV-konform?

Ja. Hotel OS integriert eine zertifizierte Cloud-TSE (Technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO) für Bar- und Kartenzahlungen in Deutschland sowie RKSV-Signaturkonformität für Österreich. Jede Rechnung und jeder Kassenbucheintrag erhält einen unveränderbaren SHA-256-Prüfwert. Bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau exportieren Sie den DSFinV-K- und DATEV-EXTF-Prüfdatensatz mit einem Klick – inklusive fertigem Datensatz für die elektronische Kassenmeldung via ELSTER.

Wie funktioniert der digitale Meldeschein nach § 29 / 30 BMG inklusive BEG-IV-Entlastung?

Inländische Gäste sind seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vielerorts von der klassischen Papier-Meldescheinpflicht befreit, benötigen für Kurabgaben und Gästekarten aber weiterhin eine saubere Erfassung; ausländische Gäste müssen nach § 29/30 BMG weiterhin erfasst werden. Hotel OS erkennt den Status automatisch: Gäste füllen ihre Angaben vorab am Smartphone aus oder unterschreiben am Tablet. Alle Daten liegen verschlüsselt in Frankfurt am Main und werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (§ 30 Abs. 4 BMG) automatisiert bereinigt.

Wie senkt Hotel OS die Provisionslast gegenüber großen Online-Buchungsportalen (OTAs)?

Über zwei direkte Hebel: Erstens binden Sie eine provisionsfreie Direktbuchungs-Strecke (0 % Provision) inklusive Bestpreis-Anzeige auf Ihrer eigenen Hotelwebseite ein. Zweitens gleicht der integrierte 2-Wege-Echtzeit-Channel-Manager Verfügbarkeiten in unter drei Sekunden mit über 200 Buchungsportalen ab und setzt auf Wunsch automatische Preisaufschläge (z. B. +12 % bis +15 % auf Drittportalen), damit die Portalprovision nicht Ihre Marge schmälert.

Wie funktioniert der Wechsel von unserem bisherigen Belegungsplan oder Kalender?

Für Hotels, Gasthöfe und Pensionen jeder Größe gibt es drei schnelle Wege ohne Betriebsunterbrechung: 1. Unser KI-Zimmerplan-Starter erzeugt Zimmerkategorien und Preise in Sekunden aus einem kurzen Textsatz. 2. Über den iCal-Kalender-Import übernehmen Sie bestehende Portal-Kalender (.ics) sofort gegen Doppelbuchungen. 3. Über den CSV-/Excel-Import laden Sie bestehende Reservierungs- und Gästelisten aus Altsystemen hoch.

Skaliert das Preismodell von kleinen Pensionen bis hin zu größeren Boutique- und Stadthotels?

Genau dafür wurde das Preismodell gebaut – flexibel ab dem 1. Zimmer ohne Obergrenze. Statt 300 € bis 400 € monatlicher Mindestgebühr zahlen Sie im Basis-PMS lediglich 7,50 € netto pro Zimmer und Monat (bzw. 6,00 € im Jahresabo) bei 0 € Einrichtungsgebühr. Ein Haus mit 10 Zimmern startet ab 60,00 € monatlich, während ein Haus mit 40 oder 60 Zimmern nahtlos inklusive Multi-Hotel- und Team-Funktionen mitwächst.

Werden Hotelrechnungen automatisch nach 7 % (Logis & Speisen) und 19 % (Getränke & Nebenleistungen) getrennt?

Ja. Hotel OS trennt jede Übernachtungs- und Gastronomierechnung automatisch nach aktuellem Steuerrecht: 7 % USt. auf Beherbergung (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) und Restaurant-Speisen (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG) sowie 19 % USt. auf Getränke, Parkplätze, Sauna oder Business-Packages. Die Erlöse landen vorkontiert auf DATEV SKR03 (8300 / 8400) oder SKR04 (4300 / 4400) und lassen sich für Firmenkunden sofort als XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD 2.3 ausgeben.